Gestión de proyectos

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Gestión de proyectos - conceptos básicos

¿Qué significa la Gestión de proyectos?

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A lo largo de los últimos años la gestión de proyectos ha ido ganando importancia. La causa de ello radica a menudo en el hecho de que las empresas modernas tienen que reaccionar rápidamente y de forma flexible a nuevas exigencias.

Unas tareas completamente nuevas exigen mayormente la cooperación de expertos provenientes de áreas y especialidades muy distintas. Y es aquí donde puede aplicarse la labor de gestión, ya que permite una mayor flexibilidad al ir más allá de las operaciones habituales diarias. La labor de gestión ofrece la ventaja de encontrar rápida y efectivamente soluciones en común.

La gestión de proyectos es la manera de garantizar el éxito de un proyecto ya que los contenidos de un proyecto son siempre nuevos, al contrario de los procesos, que se aplican a la práctica desde hace tiempo y de forma regular. Incluso en el caso de que se establezcan varias líneas de actuación, el resultado de las mismas todavía no puede preverse al inicio del proyecto.

Por eso es importante poder contar con una planificación fiable del proyecto, con confirmaciones concretas referentes a los recursos necesarios y sobre todo con unas reglas de juego claras relativas al desarrollo del proyecto (véase también: Gestión de proyectos - plantillas, listas de control y recomendaciones).

Todas estas acciones confluyen en la gestión de groyectos.

La gestión de proyectos abarca la organización, la planificación, la gestión y la supervisión de todas las tareas y recursos necesarios para conseguir los objetivos del proyecto fijados.

La gestión de proyectos es una tarea directiva distinta a las tareas de realización recogidas en la labor operativa de proyectos.

¿Qué es un proyecto?

A menudo la clasificación de una tarea como proyecto se lleva a cabo de forma equívoca. Normalmente una tarea solo debería realizarse como proyecto si cumple los siguientes requisitos:

La tarea

• solo se realiza una vez, es decir, no se trata de ninguna tarea rutinaria dentro de las operaciones diarias,
• es nueva,
• está sujeta a condicionamientos temporales, financieros y personales,
• es compleja desde el punto de vista técnico y organizativo,
• cuenta con unos objetivos claros en lo que respecta a la forma y a la calidad acordadas,
• se realiza en equipo, a menudo por equipos de proyecto interdisciplinarios e interjerárquicos.

Aplicar los proyectos con éxito

Un proyecto puede considerarse "exitoso" si se han realizado las prestaciones definidas en el contrato de proyecto dentro del plazo previsto, con los recursos previstos y sin salirse del presupuesto inicial.

Sin embargo hay que tener en cuenta el hecho de que cada proyecto es único y complejo y conlleva el riesgo de no obtener el éxito esperado.

El peligro de fracasar puede reducirse considerablemente mediante una cuidada gestión de proyectos, con la que se garantiza que

• los diferentes participantes en el proyecto colaboren de forma coordinada,
• la complejidad de la tarea se reduzca gracias a la estructuración del proyecto,
• los contenidos del proyecto estén ordenados de manera racional y por lo tanto resulten claros y manejables y
• se consigan los objetivos propuestos
• dentro del plazo y el presupuesto fijados.

Existen varios aspectos que juegan un papel decisivo a la hora de que el proyecto tenga éxito. Éstos abarcan desde el planteamiento técnico hasta los aspectos personales, pasando por los acuerdos organizativos.

Organización del proyecto

Un proyecto no puede realizarse dentro de las operaciones diarias habituales sino que cuenta con sus propias reglas de juego.

Una organización adecuada del proyecto permite reducir las fricciones con otras tareas y los retrasos en la realización del proyecto.

La organización sirve para

• conseguir una asignación clara de tareas, responsabilidades y competencias,
• gestionar la cooperación, la comunicación y la coordinación de todos los participantes en el proyecto
• y garantizar una rápida adaptación del proyecto a condiciones u objetivos cambiantes.

Estructura organizativa del proyecto (fijar tareas y responsabilidades)

Precisamente cuando se trata de cooperar en tareas limitadas temporalmente de forma interdisciplinaria y abarcando diferentes áreas, las empresas necesitan formas de organización flexibles para permitir, por ejemplo, la cooperación directa de expertos. La inclusión de personas provenientes de diferentes especialidades, formas de organización y jerarquías plantea la cuestión de una responsabilidad clara del proyecto. Para ello se precisa un rápido intercambio de información y una estrecha comunicación.

Para la realización conjunta de un proyecto se necesita determinar al principio quiénes participarán en el mismo. Se tienen que decidir las funciones y las responsabilidades que asumirán y con qué competencias cuentan. Asimismo, debe fijarse también el flujo de información entre los participantes en el proyecto.

La comunicación dentro del Equipo de Proyecto se considera a menudo algo obvio, ya que se parte de la base de que ésta fluirá casi automáticamente. Sin embargo, fijar una serie de normas en este sentido puede ser de gran ayuda porque, a largo plazo, ahorrará mucho trabajo a todos los participantes.

Hasta ahora, el fijar determinados ámbitos de tareas y responsabilidades y/o roles de proyecto (la estructura organizativa del proyecto) ha dado siempre buenos resultados:

• El ejecutivo es la persona o grupo de personas encargado de la financiación del proyecto. El Ejecutivo es por lo tanto quien tiene el mayor poder de decisión y asume la responsabilidad del éxito del proyecto.
• La comisión de proyecto (a menudo también denominada Junta de Proyecto) representa al ejecutivo y es el más alto gremio para la gestión estratégica del proyecto. La Junta de Proyecto toma las decisiones básicas relativas al objetivo y la amplitud del proyecto.
• El director del proyecto se encarga de la gestión operativa del proyecto.
• El equipo de proyecto realiza la labor técnica.

Organización operativa (planificar el desarollo del proyecto)

En la práctica ha dado buenos resultados el estructurar la realización del proyecto en diferentes fases. Una planificación así permite elaborar y evaluar durante el proyecto resultados provisionales ("hitos del proyecto" ó "Milestones" en inglés), lo que reduce enormemente los riesgos del proyecto. A la luz de estos hitos y de desviaciones de planificación resulta también más fácil debatir y decidir las líneas a seguir en la continuación del proyecto.

El objetivo de la fase de planificación consiste en crear transparencia sobre los avances del proyecto.

Fases del proyecto: objetivos y tareas

Sinopsis: organizar la realización del proyecto Fases del proyecto: objetivos y tareas
Fase del proyecto	Objetivos	Tareas
Inicio del proyecto	El objetivo del proyecto está claro Se ha examinado su viabilidad Decisión relativa a la realización del proyecto	Aclarar el encargo del proyecto Analizar los costes Analizar los riesgos y el contexto; Análisis P.E.S.T (P=Político, E=Económico, S=Social, T=Tecnológico) Elaborar una planificación general del proyecto Establecer la organización del proyecto Llevar a cabo la reunión de lanzamiento
Planifi­cación del proyecto	Se han fijado los paquetes de trabajo Se han establecido las bases para la ejecución exitosa del proyecto en la fase de realización	Definir, valorar y clasificar los paquetes de trabajo Elaborar una agenda de trabajo Elaborar un plan de costes Crear el infraestructura del proyecto
Reali­zación del proyecto	Se han procesado y aprobado los resultados del proyecto	Ejecutar los paquetes de trabajo Realizar un control de proyecto Gestión en curso de riesgos y calidad En caso de necesidad: iniciar y coordinar cambios en el proyecto Aprobación técnica
Conclu­sión del proyecto	Se ha llevado a cabo una retrospectiva crítica del proyecto (plazos, costes, desarrollo) Se ha disuelto la organización del proyecto El proyecto ha concluido formalmente	Redactar un informe final del proyecto Presentación final Transmitir y guardar los resultados

IT Process Wiki: Plantillas para la Gestión de Proyectos

→ Gestión de proyectos - plantillas, listas de control y recomendaciones

 

By / de:  Andrea Kempter , IT Process Maps.