Gestión de proyectos - Organizar reuniones - Recomendaciones para moderar una reunión con éxito -
Núm.
Tarea
Detalles
1
Impulsar el debate
Evitar pausas demasiado largas después de una pregunta.
Ofrecer explicaciones adicionales sobre el tema.
Dirigirse directamente a alguno de los asistentes que tenga facilidad de palabra.
Proporcionar ejemplos prácticos o una comparación.
Citar opiniones públicas o comentarios realizados por personas externas sobre el tema.
Formular y visualizar preguntas encadenadas.
2
Reducir las discusiones impropias
Apelar a la disciplina de debate acordada.
Dirigir la atención de los asistentes hacia las cuestiones esenciales y recordar el objetivo de la reunión.
Buscar una solución duradera.
Aportar cifras / hechos concretos.
Citar a expertos aceptados por los asistentes.
3
Crear una disciplina de debate
Acordar al inicio de la reunión pedir turno de palabra mediante un gesto de mano.
Señalar que se ha tomado nota de los turnos de palabra solicitados de este modo.
Dar la palabra según el orden en que se han realizado las peticiones, a no ser que sea preciso seguir otro orden por motivos temáticos (justificarlo brevemente).
Aplazar los turnos de palabra que no tengan relación con el tema tratado. (Anotarlos y retomarlos más tarde en caso necesario).
4
Conservar la visión de conjunto
Sentarse en un lugar desde el que pueda tenerse contacto visual con todos los asistentes.
Tener preparado para su uso rotafolio o portátil.
5
Posponer puntos del debate
Dejar claro por qué tienen que posponerse (falta de información, etc.).
Resumir lo que se ha debatido hasta el momento y en qué cuestiones existe consenso.
Repartir tareas y aclarar quién debe preparar qué hasta cuándo para la siguiente reunión.
6
Controlar temas complejos
Ilustrar temas con ejemplos prácticos.
Debatir los pros y los contras relativos a estos ejemplos.
Retener los resultados de cada ejemplo.
Proceder del mismo modo con todos los ejemplos.
Destacar al final las diferencias de cada caso.
Intercalar resúmenes
al final de cada punto del orden del día,
tras determinados apartados,
al final de una intervención larga.
¿Para qué?
retener los resultados parciales,
repasar los puntos importantes,
sintetizar las intervenciones redundantes y resumirlas brevemente,
concretar afirmaciones poco claras,
parar los debates que excedan el marco del tema tratado.
7
Salvar obstáculos
Utilizar hipótesis en caso de que no se disponga de informaciones concretas o de otras condiciones necesarias para tomar una decisión. („Pongamos por caso … Qué pasaría si … Suponiendo que …“).
Ejemplificar situaciones que queden en el futuro.
Elaborar alternativas sobre estas bases.
8
Crear un ambiente constructivo
Reaccionar de forma positiva también ante las intervenciones menos agradables (a nivel personal).
Justificar la opinión de forma objetiva.
Rehusar ataques personales contra otros asistentes repasando los puntos ya tratados de forma objetiva.
En caso de intervenciones incomprensibles, pedir que la intervención se ilustre con ejemplos o con imágenes.
Dirigirse a los asistentes directamente y mantener el contacto visual con los mismos.
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