Gestión de proyectos - Lista de control: moderar una reunión

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Gestión de proyectos - listas de control: Elementos generales del proyecto

Categoría de listas de control: Organizar reuniones

Descarga: Lista de control: "Moderar una reunión" (.pdf)


Gestión de proyectos - Organizar reuniones
- Recomendaciones para moderar una reunión con éxito -

Núm. Tarea Detalles
1 Impulsar el debate
  • Evitar pausas demasiado largas después de una pregunta.
  • Ofrecer explicaciones adicionales sobre el tema.
  • Dirigirse directamente a alguno de los asistentes que tenga facilidad de palabra.
  • Proporcionar ejemplos prácticos o una comparación.
  • Citar opiniones públicas o comentarios realizados por personas externas sobre el tema.
  • Formular y visualizar preguntas encadenadas.
2 Reducir las discusiones impropias
  • Apelar a la disciplina de debate acordada.
  • Dirigir la atención de los asistentes hacia las cuestiones esenciales y recordar el objetivo de la reunión.
    • Buscar una solución duradera.
  • Aportar cifras / hechos concretos.
  • Citar a expertos aceptados por los asistentes.
3 Crear una disciplina de debate
  • Acordar al inicio de la reunión pedir turno de palabra mediante un gesto de mano.
  • Señalar que se ha tomado nota de los turnos de palabra solicitados de este modo.
  • Dar la palabra según el orden en que se han realizado las peticiones, a no ser que sea preciso seguir otro orden por motivos temáticos (justificarlo brevemente).
  • Aplazar los turnos de palabra que no tengan relación con el tema tratado. (Anotarlos y retomarlos más tarde en caso necesario).
4 Conservar la visión de conjunto
  • Sentarse en un lugar desde el que pueda tenerse contacto visual con todos los asistentes.
  • Tener preparado para su uso rotafolio o portátil.
5 Posponer puntos del debate
  • Dejar claro por qué tienen que posponerse (falta de información, etc.).
  • Resumir lo que se ha debatido hasta el momento y en qué cuestiones existe consenso.
  • Repartir tareas y aclarar quién debe preparar qué hasta cuándo para la siguiente reunión.
6 Controlar temas complejos
  • Ilustrar temas con ejemplos prácticos.
  • Debatir los pros y los contras relativos a estos ejemplos.
  • Retener los resultados de cada ejemplo.
  • Proceder del mismo modo con todos los ejemplos.
  • Destacar al final las diferencias de cada caso.
  • Intercalar resúmenes
    • al final de cada punto del orden del día,
    • tras determinados apartados,
    • al final de una intervención larga.
  • ¿Para qué?
    • retener los resultados parciales,
    • repasar los puntos importantes,
    • sintetizar las intervenciones redundantes y resumirlas brevemente,
    • concretar afirmaciones poco claras,
    • parar los debates que excedan el marco del tema tratado.
7 Salvar obstáculos
  • Utilizar hipótesis en caso de que no se disponga de informaciones concretas o de otras condiciones necesarias para tomar una decisión. („Pongamos por caso … Qué pasaría si … Suponiendo que …“).
  • Ejemplificar situaciones que queden en el futuro.
  • Elaborar alternativas sobre estas bases.
8 Crear un ambiente constructivo
  • Reaccionar de forma positiva también ante las intervenciones menos agradables (a nivel personal).
  • Justificar la opinión de forma objetiva.
  • Rehusar ataques personales contra otros asistentes repasando los puntos ya tratados de forma objetiva.
  • En caso de intervenciones incomprensibles, pedir que la intervención se ilustre con ejemplos o con imágenes.
  • Dirigirse a los asistentes directamente y mantener el contacto visual con los mismos.


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Gestión de proyectos - lista de control:
Moderar una reunión
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