Gestión de proyectos - listas de control: Elementos generales del proyecto
Categoría de listas de control: Organizar reuniones
Descarga: Lista de control: "Moderar una reunión" (.pdf)
Gestión de proyectos - Organizar reuniones
- Recomendaciones para moderar una reunión con éxito -
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| Núm.
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Tarea
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Detalles
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Impulsar el debate
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- Evitar pausas demasiado largas después de una pregunta.
- Ofrecer explicaciones adicionales sobre el tema.
- Dirigirse directamente a alguno de los asistentes que tenga facilidad de palabra.
- Proporcionar ejemplos prácticos o una comparación.
- Citar opiniones públicas o comentarios realizados por personas externas sobre el tema.
- Formular y visualizar preguntas encadenadas.
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Reducir las discusiones impropias
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- Apelar a la disciplina de debate acordada.
- Dirigir la atención de los asistentes hacia las cuestiones esenciales y recordar el objetivo de la reunión.
- Buscar una solución duradera.
- Aportar cifras / hechos concretos.
- Citar a expertos aceptados por los asistentes.
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Crear una disciplina de debate
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- Acordar al inicio de la reunión pedir turno de palabra mediante un gesto de mano.
- Señalar que se ha tomado nota de los turnos de palabra solicitados de este modo.
- Dar la palabra según el orden en que se han realizado las peticiones, a no ser que sea preciso seguir otro orden por motivos temáticos (justificarlo brevemente).
- Aplazar los turnos de palabra que no tengan relación con el tema tratado. (Anotarlos y retomarlos más tarde en caso necesario).
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Conservar la visión de conjunto
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- Sentarse en un lugar desde el que pueda tenerse contacto visual con todos los asistentes.
- Tener preparado para su uso rotafolio o portátil.
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Posponer puntos del debate
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- Dejar claro por qué tienen que posponerse (falta de información, etc.).
- Resumir lo que se ha debatido hasta el momento y en qué cuestiones existe consenso.
- Repartir tareas y aclarar quién debe preparar qué hasta cuándo para la siguiente reunión.
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Controlar temas complejos
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- Ilustrar temas con ejemplos prácticos.
- Debatir los pros y los contras relativos a estos ejemplos.
- Retener los resultados de cada ejemplo.
- Proceder del mismo modo con todos los ejemplos.
- Destacar al final las diferencias de cada caso.
- Intercalar resúmenes
- al final de cada punto del orden del día,
- tras determinados apartados,
- al final de una intervención larga.
- ¿Para qué?
- retener los resultados parciales,
- repasar los puntos importantes,
- sintetizar las intervenciones redundantes y resumirlas brevemente,
- concretar afirmaciones poco claras,
- parar los debates que excedan el marco del tema tratado.
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Salvar obstáculos
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- Utilizar hipótesis en caso de que no se disponga de informaciones concretas o de otras condiciones necesarias para tomar una decisión. („Pongamos por caso … Qué pasaría si … Suponiendo que …“).
- Ejemplificar situaciones que queden en el futuro.
- Elaborar alternativas sobre estas bases.
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Crear un ambiente constructivo
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- Reaccionar de forma positiva también ante las intervenciones menos agradables (a nivel personal).
- Justificar la opinión de forma objetiva.
- Rehusar ataques personales contra otros asistentes repasando los puntos ya tratados de forma objetiva.
- En caso de intervenciones incomprensibles, pedir que la intervención se ilustre con ejemplos o con imágenes.
- Dirigirse a los asistentes directamente y mantener el contacto visual con los mismos.
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Descarga
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Gestión de proyectos - lista de control:
Moderar una reunión
(descarga gratis)
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