Gestión de proyectos - Lista de control: preparación de una reunión

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Gestión de proyectos - listas de control: Elementos generales del proyecto

Categoría de listas de control: Organizar reuniones

Descarga: Lista de control: "Preparación de una reunión" (.pdf)


Gestión de proyectos - Organizar reuniones
- Preparación de una reunión -

Núm. Tarea Detalles
1 Determinar el círculo de asistentes
2 Determinar el lugar y la sala
  • (internos o externos)
3 Determinar los puntos del orden del día y elaborar la agenda de la reunión
  • tiempo dedicado a cada tema
  • inicio y final de la reunión
  • pausas previstas
  • no olvidar el punto "otros asuntos"
4 Preparar los documentos de resumen para la reunión
  • explicaciones sobre cada punto del orden del día
  • sinopsis sobre las diferentes alternativas existentes con una lista de pros y contras
  • propuestas
  • resumen de las opiniones ya formuladas
5 Invitaciones Elaborar la invitación en la que consten los siguientes puntos:
  • ¿de qué se trata?
  • ¿por qué se debate el tema (utilidad, motivo, propósito, objetivo)?
  • ¿dónde se celebra la reunión?
  • ¿cuándo se celebra? (en caso necesario: fijar la fecha primero por teléfono antes de enviar la invitación por escrito)
  • ¿quién asiste a la reunión?
6 Enviar la agenda y los documentos de resumen
  • junto con la invitación
7 Recoger las confirmaciones de asistencia
8 Preparar los medios técnicos
  • pizarra/ papel con diferentes rotuladores y borrador
  • portátil/ beamer (probarlos antes de la reunión) o retroproyector con lámpara de recambio, folios y rotuladores
  • maletín para el moderador (comprobar que contenga todo lo necesario antes de la reunión)
  • equipo de micrófonos (probarlo antes de la reunión)
9 Organizar el cátering
10 En caso necesario: fijar el orden de colocación
  • y elaborar rótulos para la mesa
11 Determinar el tipo de acta a elaborar después de la reunión
  • completa y/o con apuntes sobre los resultados/ acuerdos, según el propósito del acta
12 Nombrar un redactor del acta de la reunión



Descarga

Gestión de proyectos - lista de control:
Preparación de una reunión
(descarga gratis)

 


By:  Andrea Kempter , IT Process Maps.