Gestión de proyectos - Lista de control: preparación de una reunión

Gestión de proyectos - listas de control: Elementos generales del proyecto

Categoría de listas de control: Organizar reuniones

Descarga: Lista de control: "Preparación de una reunión" (.pdf)

Núm.	Tarea	Detalles
Gestión de proyectos - Organizar reuniones - Preparación de una reunión -
1	Determinar el círculo de asistentes
2	Determinar el lugar y la sala	(internos o externos)
3	Determinar los puntos del orden del día y elaborar la agenda de la reunión	tiempo dedicado a cada tema inicio y final de la reunión pausas previstas no olvidar el punto "otros asuntos"
4	Preparar los documentos de resumen para la reunión	explicaciones sobre cada punto del orden del día sinopsis sobre las diferentes alternativas existentes con una lista de pros y contras propuestas resumen de las opiniones ya formuladas
5	Invitaciones	Elaborar la invitación en la que consten los siguientes puntos: ¿de qué se trata? ¿por qué se debate el tema (utilidad, motivo, propósito, objetivo)? ¿dónde se celebra la reunión? ¿cuándo se celebra? (en caso necesario: fijar la fecha primero por teléfono antes de enviar la invitación por escrito) ¿quién asiste a la reunión?
6	Enviar la agenda y los documentos de resumen	junto con la invitación
7	Recoger las confirmaciones de asistencia
8	Preparar los medios técnicos	pizarra/ papel con diferentes rotuladores y borrador portátil/ beamer (probarlos antes de la reunión) o retroproyector con lámpara de recambio, folios y rotuladores maletín para el moderador (comprobar que contenga todo lo necesario antes de la reunión) equipo de micrófonos (probarlo antes de la reunión)
9	Organizar el cátering
10	En caso necesario: fijar el orden de colocación	y elaborar rótulos para la mesa
11	Determinar el tipo de acta a elaborar después de la reunión	completa y/o con apuntes sobre los resultados/ acuerdos, según el propósito del acta
12	Nombrar un redactor del acta de la reunión